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100天行動之辦公桌-效率提升從整理辦公桌開始

在昨天的文章中提到,生活小習慣,還要繼續,今天就繼續發起一個新100天行動,這個行動是從《豐田高效工作法》得到的規則和創意,原書中的方法更適合企業,特別是對制造型企業效率會更,書中的理論可以簡化一下用個人管理上,從清理辦公桌開始。

一個整潔的辦公桌,對你的效率有直接的影響,今天文章后面留有作業,歡迎有興趣的讀者參加,并堅持100天。

你的辦公桌周圍是不是呈現這樣的狀態?

  • 找要用到的資料耗時超過10秒
  • 有的工具超過一周沒用
  • 沒法立刻回答抽屜最深處藏的是什么?
  • 辦公桌上放著超過一個月都沒碰過的文件

只要被以上的4個問題“戳中”一次,就證明你的工作中存在浪費,可以開始整理了。

先從清理辦公桌開始,達到的標準。取出文件要在10秒以內才能叫合格。

基本規則:

  • 不把今天不用的物品往桌子上放。
  • 長期不碰的文件扔了基本上也不會有問題。
  • 別保留,以后有可能會用得到的文件。

整理=分清哪些物品有用、哪些物品沒用,扔掉沒用的。

擺放整齊其量只能算是整列,不是整理。

物品的處理規律:

  • 過期就扔。
  • 以后可能會用到,是萬惡之源。需要做到,不用的物品立刻處理。

對于物品必須要有判斷是否處理的標準。 當有標準的時候,處理物品才會快速,沒有標準就會猶豫不決,處理失敗。

首要處理是“地鼠”經常出沒的地方,也就是從解決經常出現毛病的地方、問題最多的地方開始著手。

給“以后會用到”加個期限

這句話是你不會整理的罪魁禍首,以一周或一個月為期限,保持物品總量不增。

不用的物品即刻處理:

必要的物品只留必要的量。

判斷規則

準備一個專門收取各項文件的文件盤:

  • 沒用的-立刻處理
  • 需要保存的-分類保存在大文件夾中。
  • 無法立刻著手做的-分類放入單頁的文件夾中。超過期限就丟掉。

比如:

  1. 收到名片立刻處理-用APP掃描存檔,找時間丟掉。
  2. 沒用的郵件立刻刪除
  3. 明確書籍的處理期限。

整頓=將必要的物品在必須的時間拿出必要的量

物品擺放規則

物品擺放的位置要做到不用讓手臂伸直

  • 常用物品應放到伸手可得的地方
  • 取用物品的時候有沒有給身體增加負擔
  • 配置物品時考慮到使用頻率、慣用手等因素,將會減少沒有意義的動作。

具體標準

1、使用頻率 決定物品的位置

2、以每天使用還是隔周使用為標準、改變物品放置的位置

  • 常用的物品放在辦公桌的抽屜或者身邊的柜子里
  • 一周、一個月用一個的放在稍遠的柜子里
  • 一年用一次的就放到資料室或倉庫之類的房間里。

3、文件以年度、月度為順序排列,新的文件放到前面

4、將使用頻率很低的物品拿去共享

5、物品固定位置,要讓別人能在30秒內找出來

6、每個物品有固定的位置和地址,用后回歸原處。

每天留出定期的清掃時間,下班前5分鐘或工作結束后5分鐘。

最后:

這是我平時的桌面,偶爾工作時會多個水杯、當天要看的書、紙筆和資料,因為不是每天要用的所以都不會放上書桌上。

作業:

在看完這篇文章72小時之后,用這篇文章提到的規則,處理一下你的家里(寢室)的桌面或辦公室的桌面。

在開始之前,拍張照片。 然后在處理之后,再拍張照片。 每天拍照,堅持處理一周,每周做個總結,寫下來。

當堅持1個月時候,看看這項小習慣的改變能對生活造成什么樣的辦法?

嘗試一下你是否能按這個規則堅持100天?

歡迎給我定期反饋。


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評論:1

參與評論
  1. 回復 朱錦明 15/02/02

    “當堅持1個月時候,看看這項小習慣的改變能對生活造成什么樣的辦法?” “辦法”是“變法”嗎?

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